La communication évènementielle fait partie des techniques de communication. Elle consiste à créer et organiser des évènements marquants et inédits, dans le but de promouvoir un produit, un service une marque, ou une cause. Elle permet également, dans le cadre interne d’une entreprise, de promouvoir l’image de la société aux yeux des employés et de les motiver, dans le but d’atteindre de meilleurs résultats.
Qui est le chargé de communication ?
Le chargé de communication évènementielle est la personne qui définit une stratégie de communication par rapport à la cible et pour chaque action. Il assure l’implémentation de l’évènement. Il est différent du chef de projet. Il veille ainsi à :
- la planification des actions à mener
- le repérage des lieux
- la rédaction des supports de communication (invitations, programmes, communiqués de presse, supports audio et vidéo, etc.)
- la logistique de l’évènement
- le choix des prestataires, des intervenants, des partenaires, etc.
Pour ce faire, le chargé de communication événementielle gère le budget alloué à l’évènement et manage l’équipe affectée à la production de l’évènement. Le métier de chargé de communication évènementielle requiert d’être polyvalent avec notamment des compétences en : éditorial, publicité, événementiel, communication de crise, relations publiques, relations presse, digital, communication interne, RSE, etc.
Il est également nécessaire qu’il ait une connaissance des logiciels graphiques, dont Adobe, pour la mise en page et la gestion de l’image de façon générale (retouche photo, mise en page, gestion d’une photothèque, etc.). Il doit aussi avoir des notions concernant la chaîne graphique pour suivre la fabrication de ces outils.
Le cahier de charges
Le chargé de communication est régulièrement en charge :
- d’identifier les besoins du client et conseiller ce dernier
- de choisir et de coordonner les fournisseurs, sous-traitants, prestataires, intervenants
- de réaliser les devis
- d’organiser les évènements externes : animations, foire, etc. (logistique, budget, etc.)
- d’organiser les évènements professionnels
- de contractualiser les prestataires de services
- de contrôler la conformité de réalisation de fournisseurs, sous-traitants, prestataires
- de répondre à des appels d’offres
- d’établir un cahier des charges
- d’organiser et de proposer une prestation traiteur
- de développer et d’animer un réseau de partenaires, fournisseurs ou prestataires
- de mettre en place des actions de communication
- et de développer un portefeuille clients et prospects.
Le chargé de communication évènementielle gère de A à Z l’organisation des manifestations (conception, invitations, logistique, accueil, etc.). Il s’occupe également de la communication sur les évènements sur Internet et les réseaux sociaux, la rédaction des contenus et de la mise à jour des sites web. Il joue parfois le rôle de community manager dans l’optique de faire grandir la communauté qui suit l’entreprise.
La journée type avec une chargée de communication
La journée d’un chargé de communication peut tourner autour de deux principaux axes : les charges récursives (ou quotidiennes) et les tâches spécifiques.
Les missions quotidiennes comprennent une partie importante de l’événementiel, notamment la création des supports de communication, la mise à jour des différents contenus (sites internet, courrier, réseaux sociaux, etc.) et leur diffusion. Il s’occupe également de l’organisation des campagnes e-mailings et mailing, la recherche des partenaires, fournisseurs, prestataires et le suivi des clients.
Les autres missions, plus rares et intervenants de manière spontanée, se réfèrent généralement au réaménagement du site, de la charte graphique de l’entreprise, la participation à des évènements professionnels, marketing ou de communication.